PERSONDATAFORORDNINGEN


EU-Persondataforordningen – også benævnt GDPR, som er den engelske forkortelse for  (General Data Protection Regulation)

Reglerne om persondata trådte i kraft den 25. maj 2018 og formålet er at fremme virksomheder og foreningers beskyttelse af persondata. Grundejerforeningen Kirketoften (herefter kaldet GFK) er derfor også omfattet af forordningen og er i den forbindelse forpligtet til at dokumentere, at personoplysninger behandles efter reglerne. I GFK anvender vi såkaldte ”ikke – følsomme personoplysninger” for at kunne sende dig informationer og opkrævninger fra Grundejerforeningen.

 

A. Vi har følgende data registreret om dig som grundejer:

  • Navn.
  • Adresse.
  • E-mailadresse, hvis du har oplyst den til os.
  • Tlf.nr., hvis du har oplyst det til os.


B. Vi bruger dine data til følgende formål:

  • Opkrævning af kontingent.
  • Indkaldelse til generalforsamling.
  • Udsendelse af nyheder og invitationer.
  • Oplysning om dit navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse på hjemmesiden gfkirketoften.dk, såfremt du er valgt til bestyrelsen og har givet samtykke til dette.


C. Om nævnte data gælder følgende:

  • Vi videregiver ikke dine oplysninger til andre uden dit samtykke.
  • Vi sælger ikke oplysninger til markedsføring.
  • GFK er dataansvarlig efter de gældende regler om beskyttelse af personoplysninger.
  • Du har altid ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger vi har registreret om dig, og bede om at få dem rettet eller slettet, hvis de er ukorrekte, ufuldstændige eller irrelevante.
  • I den forbindelse gøres opmærksom på, at dit medlemskab af GFK er betinget af, at du afgiver de data som er nødvendige for at registrere dig som medlem, samt administrere dit medlemskab.
  • Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.


D. Offentliggørelse af persondata:

  • Data som nævnt under A. om medlemmernes navne, adresser og andre kontaktdata kan fremgå af referater fra generalforsamling og bestyrelsesmøder.
  • Medlemmers telefonnumre og e-mailadresser er ikke tilgængelige for offentligheden af hensyn til at beskytte medlemmer mod uønskede henvendelser.
  • Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til bestyrelsens kendskab, omtales ikke i de referater, bestyrelsen offentliggør for medlemmer og andre, og bringes ikke på anden måde til offentlighedens kendskab.
  • De billeder der lægges ud på GFK’s Facebook side og Hjemmeside betragtes som situationsbilleder og det er derfor foreningens politik, at sådanne billeder vil blive offentliggjort uden indhentelse af tilladelse. Et medlem kan til enhver tid anmode om, at få et sådant situationsbillede slettet.


E. Opbevaring af data

Foreningen opbevarer personoplysningerne på følgende placeringer:

  • På Formandens og Kassererens PC, til brug for registrering af medlemmer, kommunikation med medlemmer, samt kontingenthåndtering i regnskabsprogram. Adgange er begrænset med kode, som kun Formand og Kasserer kender til.
  • Hos fa. Internet 123, hvor GFK’s hjemmeside ligger på en server.


F. Sletning af persondata

  • De under A nævnte persondata slettes i GFK’s medlemsregister, når der sker/er sket ejerskifte på de enkelte ejendomme.
  • De under A nævnte persondata slettes ikke i GFK’s regnskabssystem på udskrevne opkrævninger og faktura før efter løbende regnskabsår + 5 år, jf. bogføringsloven.


G. Adgang til personoplysninger

  • Det er udelukkende medlemmer af bestyrelsen, som har adgang til personoplysninger.


H. Sikkerhed

  • Hvis der opdages brud på datasikkerheden eller hvis personoplysninger på anden vis er blevet stjålet, kompromitteret eller hacket, vil Datatilsynet og evt. politi blive kontaktet.
  • I praksis er det ikke muligt at etablere 100 % sikkerhed, og GFK kan derfor ikke garantere, at oplysningerne er fuldstændig beskyttet mod nogen, som forsætligt forsøger at omgå GFK’s sikkerhedsforanstaltninger for at få adgang til oplysningerne. Du afgiver således dine personlige oplysninger på eget ansvar.


I. Ændring af persondataforordningen 

  • Foreningens bestyrelse forbeholder sig ret til at foretage ændringer i privatlivspolitikken uden varsel.
  • Den til enhver tid gældende persondataforordning og privatlivspolitik er tilgængelig på GFK’s hjemmeside, mærket med dato for seneste revision. Ved væsentlige ændringer, vil det enkelte medlem modtage information om ændringen.
  • Skulle der være spørgsmål til persondataforordningen eller de personoplysninger som indsamles og behandles, er man velkommen til at kontakte den dataansvarlige.


J. Dataansvarlig

  • GFK’s formand er ansvarlig for grundejerforeningens behandling af persondata.

 

Revision 1.0.0 august 2020